Viele Kunden suchen Drucker oder Multifunktionssysteme, mit denen sie „dokumentenechte“ Schriftstücke, vor allem im Urkundenwesen, erzeugen können.
Um dazu geeignete Geräte zu kennzeichnen, werden diese von der Papiertechnische Stiftung Heidenau PTS (vormals die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)), dem führenden Forschungs- und Dienstleistungsunternehmen für die deutsche Papierindustrie, geprüft. Dabei werden die Fälschungssicherheit und Alterungsbeständigkeit der erstellten Dokumente anhand folgender Kriterien untersucht:
- Eigenschaften der gedruckten Zeichen
- Oberflächeneigenschaften der Drucke
- Widerstandsfähigkeit der gedruckten Zeichen
- Widerstandsfähigkeit des Papiers
Das PTS-Zertifikat attestiert damit, dass Drucke "dokumentenecht" sind und sich für die Langzeitarchivierung eignen. Dies ist u.a. für Behörden und Ämter wichtig, die z.B. beglaubigte Abschriften notarielle Urkunden ausfertigen.
Anschließend wird den Modellen dann gemäß der Dienstordnung für Notare (DONot) das entsprechende Zertifikat erteilt. Dieses wird dabei immer für eine Einheit bestehend aus Drucker, Toner bzw. Tinte (jeweils schwarz) und Papier vergeben. Die zertifizierten Einheiten können in einer Auflistung eingesehen werden.
Das Zertifikat verliert seine Gültigkeit sofort, wenn eine der drei Komponenten verändert wird! In den Prüfzeugnissen wird nur der geprüfte Drucker genannt.
Modellvarianten, die z.B. zusätzlich über eine Duplexeinheit oder eine Netzwerkkarte verfügen, liefern dann auch „dokumentenechte“ Ausdrucke, da diese Optionen keinen Einfluss auf die druckbildbestimmenden Bereiche des Druckers haben und die Geräte bzgl. Druckwerk und Toner bzw. Tinte technisch identisch sind.